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Datenschutzerklärung AGJÄ

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für die Arbeitsgemeinschaft der Jugendämter Niedersachsen und Bremen (AGJÄ) einen hohen Stellenwert, deshalb erfolgt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere mit den Regelungen der Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO). Nachfolgend informieren wir Sie allgemein über die Datenerhebung der AGJÄ und über Ihre Rechte.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung bei der Stadt Oldenburg verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:

Arbeitsgemeinschaft der Jugendämter Niedersachsen und Bremen (AGJÄ)

Herr Dr. Lammerding (Vorsitzender)

Bergstraße 25, 26105 Oldenburg

2. Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Identifizierbar ist eine Person, wenn diese aufgrund des Namens, der Standortdaten, der Online-Kennung oder besonderer Merkmale (physische, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen) identifiziert werden kann.

3. Was bedeutet Verarbeitung?

Verarbeitet werden personenbezogene Daten, wenn sie zum Beispiel erhoben, gespeichert, angepasst, ausgelesen, abgefragt, verwendet, gelöscht oder vernichtet werden.

4. Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Die AGJÄ verarbeitet bei der Wahrnehmung der ihr durch die Mitglieder übertragenen Aufgaben personenbezogene Daten.

In bestimmten Fällen ist es erforderlich, dass eine Einwilligung der Betroffenen zu erfolgen hat. In Artikel 6 Absatz 1 DSGVO ist geregelt, dass eine Einwilligung unter anderen nicht erforderlich ist, wenn die Verarbeitung von Daten aufgrund gesetzlicher Regelungen, eines Vertrages, einer rechtlichen Verpflichtung oder des überwiegend öffentlichen Interesses erfolgt.

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die AGJÄ unterliegt, dient Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der Verantwortlichen übertragen wurde, dient Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses der AGJÄ oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

5. Werden die Daten an Dritte weitergegeben?

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn es hierzu eine gesetzliche Befugnis gibt oder explizit in die Übermittlung eingewilligt wurde.

6. Wie ist es mit Fotoaufnahmen?

Für ihre Öffentlichkeitsarbeit nutzt die AGJÄ Fotoaufnahmen verschiedener Anlässe. Die Fotos werden sowohl durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Oldenburg als auch durch beauftragte externe Fotografinnen und Fotografen gemacht.

Die Fotos werden durch die AGJÄ für ihre Öffentlichkeitsarbeit grundsätzlich zeitlich unbegrenzt genutzt. Ausnahmen gelten bei Wahrnehmung des Widerrufsrechts. Je nach Einwilligung können die Fotos für einzelne oder alle der folgenden Verbreitungswege verwendet werden: Empfehlungen/Arbeitshilfen/Broschüren oder im Internet unter der Homepage agjae.de.

Bei Veröffentlichen der Fotos auf den Internetseiten der AGJÄ kann eine Verbreitung der Fotos in Drittstaaten außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO nicht ausgeschlossen werden.

7. Können gegebene Einwilligungen zurückgenommen werden?

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, gegebene Einwilligungen ganz oder teilweise für die Zukunft zu widerrufen.

8. Welche Betroffenenrechte habe ich?

Sie haben grundsätzlich das Recht,

a) auf Auskunft – Artikel 15 DSGVO

Mit dem Recht auf Auskunft erhalten Sie eine umfassende Einsicht in die Sie angehenden Daten und einige andere wichtige Kriterien wie beispielsweise die Verarbeitungszwecke oder die Dauer der Speicherung. Wir möchten Sie jedoch darauf hinweisen, dass es gesetzliche Ausnahmen gibt, die dieses Auskunftsrecht beschränken.

Wenn Sie von diesem Recht Gebrauch machen möchten, beachten Sie bitte, dass Sie Ihre Anfrage hinreichend konkretisieren, indem Sie angeben auf welche Informationen oder Verarbeitungsvorgänge sich Ihr Auskunftsersuchen bezieht. Zudem geben Sie bitte unbedingt Ihre Meldeadresse an.

Ihre Anfragen richten Sie bitte an:

Arbeitsgemeinschaft der Jugendämter Niedersachsen und Bremen (AGJÄ)

Geschäftsstelle

Bergstraße 25

26105 Oldenburg

Des Weiteren möchten wir Sie darüber informieren, dass Ihnen zudem folgende Rechte zustehen:

b) auf Berichtigung – Artikel 16 DSGVO

c) auf Löschung – Artikel 17 DSGVO

d) auf Einschränkung der Verarbeitung – Artikel 18 DSGVO

e) auf Datenübertragbarkeit – Artikel 20 DSGVO

f) auf Widerspruch – Artikel 21 DSGVO.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass es gegebenenfalls gesetzliche Ausnahmen gibt, die Ihre oben genannten Rechte beschränken. Diese Ausnahmen finden sich in der DSGVO und darüber hinaus in spezialgesetzlichen Vorschriften (zum Beispiel § 84 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X).

9. Auf welcher Grundlage werden meine Daten verarbeitet?

Die AGJÄ verarbeitet personenbezogene Daten aufgrund von gesetzlichen Regelungen, vertraglichen Vereinbarungen und Einwilligungen.

10. Hinweise zum Internetangebot der AGJÄ

10.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

  • Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
  • Das Betriebssystem des Nutzers
  • Den Internet-Service-Provider des Nutzers
  • Die IP-Adresse des Nutzers
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt

Der Internet Service Provider taucht in den Logfiles nicht auf, ist aber im Allgemeinen durch die IP-Adresse zu erkennen.

Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

10.2 Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

10.3 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

10.4 Verwendung von Cookies

Die Website verwendet keine Cookies.

10.5 Registrierung

a) Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetseite bieten wir Mitgliedsjugendämtern und Vorstandsmitgliedern die Möglichkeit, sich unter Angabe personenbezogener Daten für die Nutzung eines geschützten Bereichs zu registrieren. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt.

b) Zweck der Datenverarbeitung

Eine Registrierung des Nutzers ist für das Bereithalten bestimmter Inhalte und Leistungen auf unserer Website erforderlich.

c) Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Als Nutzerin/Nutzer haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Registrierung aufzulösen. Die über Sie gespeicherten Daten können Sie jederzeit abändern lassen.

12. Weitere Informationen und Hinweise

  • Das Internet-Angebot der AGJÄ wird gehostet auf den Servern von Exedra, Oldenburg.
  • Layout: Stockwerk2, Oldenburg.
  • HTML, CSS, technische Realisierung: Stockwerk2, Oldenburg
  • CMS: Craft CMS.
  • Bildnachweise

Die Bilder enthalten Kennzeichnungen zum Urheber, die unten rechts auf der Seite untter dem Punkt „Bildrechte“ abgerufen werden können. Die AGJÄ verwendet Bilder der Stadt Oldenburg, von Veranstaltern und Fotografen (Bilder mit jeweiligem Urheber gekennzeichnet) sowie von pixelio, pixabay und pexels, die für die freie Veröffentlichung auf der Homepage genutzt werden können.

  • Elektronische Kommunikation (E-Mail)

Die AGJÄ bietet für die Kommunikation die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation unter folgenden technischen Rahmenbedingungen an:

agjae(at)stadt-oldenburg.de

Darüber hinaus finden Sie in unserem Internetangebot weitere E-Mail-Adressen einzelner der Mitgliedsjugendämter und Vorstandsmitglieder. Auch an diese Adressen können Sie E-Mails senden.

  • Dateiformate

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an agjae(at)stadt-oldenburg.de versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Zusätzlich zu pdf- und txt-Anhängen werden standardmäßig die aktuellen Office Formate wie docx, xlsx, pptx, odt, ods und odp, sowie die gängigen Bildformate wie zum Beispiel jpg, png, bmp, tif und gif verarbeitet. Für komprimierte Daten nutzen Sie bitte das zip-Format. E-Mails dürfen dabei eine Gesamtgröße von 25 MB nicht überschreiten.

In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (Makros und/oder aktiver Inhalt) verwendet werden. Verwenden Sie abweichende Dateiformate oder ausführbare Programme, so wird die E-Mail geblockt.

Verborgene Eigenschaften von Dateien (Meta-Informationen)

Bei der Einsendung von Dateiformaten, die neben den Inhalten auch sogenannte Meta-Informationen beinhalten (zum Beispiel Word), die Autoren oder Lizenznehmer nennen können, achten Sie bitte darauf, dass Sie keine eigenen Interessen oder schutzwürdige Interessen Dritter verletzen.

  • Veröffentlichung von eingereichten Inhalten

Wir werden mit der gebotenen Sorgfalt schützenswerte personenbezogene Daten aus den Dateien entfernen, sofern diese offensichtlich sind. Dazu gehören keine sogenannte Meta-Informationen, die zum Beispiel bei Word-Dokumenten Verfasser oder bei Bildern Aufnahmeort und Zeitpunkt nennen, auch wenn diese personenbezogene Daten beinhalten sollten.

Um dies zu vermeiden, senden Sie uns Texte als reine E-Mail oder in entsprechend aufbereiteten Formaten (zum Beispiel PDF ohne Meta-Informationen).

  • Verschlüsselung

Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass die AGJÄ aus technischen und organisatorischen Gründen zurzeit noch keine verschlüsselten E-Mails entschlüsseln kann. Falls Sie uns vertrauliche Informationen senden wollen, bitten wir Sie, hierzu die Briefpost zu verwenden.

  • Signatur

Ebenso ist es zurzeit noch nicht möglich, elektronische Signaturen auf ihre Echtheit und Gültigkeit zu überprüfen. Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersenden können. Wir bitten Sie deshalb auch in diesen Fällen auf die Briefpost auszuweichen und zu berücksichtigen, dass eine solche E-Mail keine Rechtswirkung entfalten kann.

Sofern eine E-Mail abgewiesen wurde, nicht verarbeitbar ist, beziehungsweise keine Rechtswirkung entfaltet, werden Sie durch den Empfänger darüber informiert.

  • Technische Voraussetzungen

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